¿Estás perdiendo el control de los gastos de TI?

Muchas empresas se enfrentaron a un 2020 brutal. Afortunadamente, los arreglos urgentes para trabajar desde casa han tenido éxito en gran medida, gracias a los recursos en la nube que facilitaron la comunicación y la colaboración remota.

Pero ahora es el momento de comprobar si los recursos de TI y los flujos de trabajo están apoyando a su organización en el nivel correcto, haciendo lo que deberían, y cuestan lo que esperas. El largo plazo Las reverberaciones de la pandemia están creando recursos financieros adicionales e incertidumbre, que pone el control de costos en el centro de atención.

Sigue estos cinco pasos para recuperar el control de activos de software, hardware y nube:

1. Obtenener una vista completa de los recursos de TI para comprender los patrones de gasto.

No puedes administrar lo que no puedes ver. Tampoco querrás desconectar activos de software o de nube que brindan valor comercial y es importante tener en cuenta las trampas de las llamadas herramientas de optimización que pueden costarte demasiado y que fallen en su misión principal: reducir el gasto.

El problema se complica aún más por el hecho de que la nube y el software aislados, los sistemas y servicios no se prestan a una visión clara del gasto. El remedio es un tablero unificado que atraviesa procesos tradicionalmente desconectados y sistemas heredados actuando como una única fuente de verdad, lo que te permite ver una completa imagen del gasto, que incluya:
• Licencias de software, en uso y sin usar.
• Recursos en la nube, la infraestructura, las plataformas y el software de la nube (IaaS, PaaS y SaaS).
• Shadow IT y sistemas sancionados
• Servicios de nube pública, híbrida y local.
Obtener esta vista única le permite planificar el siguiente paso: decidir qué vale la pena recortarse y lo que es vital para la empresa, de modo que puedas recuperar el control del gasto.

2. Detectar gastos excesivos en mantenimiento de sistemas desactualizados y licencias no utilizadas.

• ¿Qué sistemas heredados, incluidas las licencias de software, el mantenimiento y suscripciones están en uso? ¿Que podría eliminarse gradualmente?
• ¿Existen opciones en la nube para sistemas heredados obsoletos a los que pueda migrar?
• ¿Está pagando a socios externos de soporte y mantenimiento cuyos contratos cubren servicios que nadie usa?

Los costos del sistema heredado pueden parecer menores en el presupuesto de TI, pero todos los costos están bajo el microscopio ahora, y una acción proactiva para erradicar el gasto demostrará a la empresa que TI se toma en serio la optimización de costos.
También le brinda la oportunidad de reasignar el presupuesto a la innovación y proyectos de transformación ahora, antes de que te lo reasignen.

3. Identificar y actuar sobre los gastos de TI no autorizados en el entorno híbrido

Dejemos de lado por un momento el hecho de que las herramientas de hardware, nube y software no autorizado aumentan el riesgo y complican la carga de soporte de TI. Reconocemos que muchas personas y departamentos eluden al equipo de TI porque no creen que pueda satisfacer sus necesidades.
Para una solución a largo plazo, es fundamental el compromiso de la gerencia y líderes de todos los departamentos en reuniones regulares para comprender sus necesidades cambiantes, especialmente en esta época inestable. Entonces, el área de TI puede hacer lo que hace mejor: hacer coincidir las necesidades comerciales con los recursos probados y actualizados que mejor hagan el trabajo.

Paralelamente, TI debería utilizar sus paneles unificados para identificar personas y áreas comerciales que son reincidentes en el uso de sistemas no autorizados, servicios y activos de hardware en uso. Herramientas como un panel de control de activos de hardware permiten descubrir rápidamente parte desconocida de tu patrimonio de TI, para que puedas protegerla. Esta permite centrarse en el compromiso, identificar lo que hay disponible y planificar cómo satisfacer las necesidades de los usuarios rápidamente, y dentro del marco oficial, política de seguridad y soporte.

4. Amplía la visibilidad y la inteligencia de TI a otros equipos

Una vez que TI logra una visión única de los costos, identifica el gasto en sistemas heredados o no utilizados, la postura de TI puede extender esta inteligencia a toda la empresa.
Se trata de empoderar a los colegas para que se comprometan con la rentabilidad de TI, también, al mostrar la utilización de TI de forma fácil de entender a través de dashboards, los líderes de equipo y departamentales pueden ver y comprender dónde se ubican sus costos de TI y detectar oportunidades para ahorrar.

La inteligencia también debería extenderse a la alta dirección. Este flujo de inteligencia, asegura que todas las personas adecuadas están trabajando juntas para tomar un enfoque holístico de optimización de costos.

5. Comprometerse con la optimización continua, a escala.

Para recuperar el control de los costos de TI, tanto el compromiso como la optimización de costos deben ser permanentes, identificando las necesidades comerciales a corto, mediano y largo plazo, y garantizando las mejores tecnologías para satisfacerlas.

Hoy en día, el control de costos es una de las necesidades urgentes: la emergencia de 2020 tiene usuarios que ya informaron que están superando su presupuesto de nube en un promedio del 23%.
La responsabilidad recae en TI no solo para obtener la visibilidad necesaria para reducir problemas costosos como la TI en la sombra, sino también para adoptar métodos que le permitan ajustar continuamente el entorno. Esto conducirá a optimizar otras áreas de su activo de TI.
Esto se puede lograr a través del uso de prácticas de gestión (ITAM) para ahorrar dinero, automatizar su ciclo de vida del hardware para encontrar, eliminar el desperdicio y reducir el riesgo relacionado a los activos que acumulan polvo en los rincones de su negocio.

La gestión de activos también le permite planificar con anticipación, reduciendo el reemplazo costoso al eliminar la necesidad de soporte extendido.
La automatización es imprescindible aquí, incluidos los flujos de trabajo impulsados por políticas. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo que se ejecute siempre que un usuario solicite la aprobación de un artículo que quieren del catálogo de servicios. Las eficiencias surgen del hecho de que la actividad puede tener diferentes transiciones a los siguientes pasos, dependiendo de los resultados. Si se aprueba la solicitud de artículo de catálogo, por ejemplo, la siguiente actividad es notificar alguien para pedir el artículo. Pero si se rechaza la solicitud, el siguiente paso debe ser para notificar al usuario que la solicitud no fue aprobada. Los flujos de trabajo impulsados por políticas permiten ejercer una gobernanza estrecha, sin dejar a los usuarios sin recursos que necesitan para hacer el trabajo.