Cuando se trata de pagos y otras funciones de finanzas empresariales, los procesos aparentemente simples pueden mutar con el tiempo en complicados enredos que causan cantidades desproporcionadas de fricción.

Muchos de estos problemas se reducen a una cosa, dice Ian Ashby, estratega principal de servicio al cliente en ServiceNow: “El procesamiento de pagos es muy manual y, debido a eso, hay mucho trabajo de retrabajo [y] trabajo de silla giratoria”.

Considere los procesadores de pagos más obvios: los bancos. Incluso hoy, explica Ashby, los flujos de trabajo bancarios pueden incluir varios pasos y múltiples jugadores que dependen de hojas de cálculo, correos electrónicos y documentos impresos que requieren firmas entintadas.

La solución, dice Ashby, es llevar más automatización a la función financiera.

“Todo lo que pueda hacer para automatizar esos pasos y hacerlos visibles”, dice, “es una mejor experiencia “.

Para comprender por qué los ejecutivos financieros y otros líderes corporativos deberían automatizar más sus funciones financieras, Ashby ofrece tres beneficios concretos que se pueden obtener rápidamente.

Ahorre tiempo y dinero

Además de eliminar las tareas manuales, la automatización reduce el trabajo duplicado, lo que ahorra tiempo y dinero a las empresas.

“Son dólares duros”, dice Ashby, simplemente.

Un gran banco utilizó recientemente flujos de trabajo digitales que se ejecutan en la plataforma Now para abordar dos puntos débiles importantes. Cuando un cliente realiza un pago pero proporciona un código de clasificación o número de cuenta incorrectos, el banco debe tomar las medidas necesarias para recuperar el dinero y emitir los créditos correspondientes. De manera similar, durante el procesamiento por lotes durante la noche del banco de las transacciones del día, cualquier error se deja a un lado para su examen a la mañana siguiente.

Ambos casos, dice Ashby, fueron procesos muy manuales y muy complejos. También se pudieron resolver mediante la automatización basada en flujos de trabajo digitales inteligentes.

“Nuestra plataforma de flujo de trabajo digital hace un trabajo mucho mejor al integrar los sistemas bancarios centrales”, dice Ashby. “Como resultado, los pasos manuales pasaron de 16 a dos. Los costos se han reducido en un 60%. Estamos hablando de millones de dólares en ahorros de costos “.

Modernice los sistemas heredados

En organizaciones grandes con procesos profundamente arraigados basados en software heredado y plataformas a medida, la perspectiva de la transformación digital puede ser intimidante. A menudo, esta aprensión se basa en la suposición de que, para transformar de manera efectiva, los sistemas existentes deben ser reemplazados por completo.

Este no es necesariamente el caso.

“Un sistema bancario central es quizás el mejor ejemplo”, dice Ashby. “No queremos tocar eso. Nadie sabe siquiera cómo tocarlo, incluso si quisiera. Entonces, ¿cómo se resuelve eso? ”

La respuesta: arraigando su transformación digital en flujos de trabajo digitales inteligentes.

“Lo fundamental de los sistemas heredados es que no funcionan completamente. Y cuando las cosas cambian, se atornillan. No están completamente integrados “. Ashby dice. “Terminas con un proceso complejo y muy enrevesado que tiene múltiples puntos de contacto”.

Si se hace correctamente, la automatización no necesita reemplazar las funciones principales intocables. En cambio, resuelve los problemas que los rodean.

“La automatización [elimina] todos los diferentes pasos, sistemas, procesos y hojas de cálculo”, dice Ashby. “Ese tiempo se libera para más actividades de valor agregado”.

Habilite experiencias corporativas de nivel de consumidor 

Hace menos de 10 años, las compras en línea no estaban exentas de inconvenientes. Cada minorista electrónico, por ejemplo, tenía su propio sistema torpe para administrar los pagos con tarjeta de crédito. Muy pronto, gracias a las funciones de back-end estandarizadas, el proceso de pago en línea se volvió casi universalmente simple.

Ahora esperamos las mismas comodidades en todos los demás lugares. Solo un entorno no ha podido seguir el ritmo: la empresa.

“En su trabajo diario, tiene 17 transmisiones, 57 inicios de sesión y si no escribe en mayúsculas, algo no funciona”, dice Ashby. “No tienes una aplicación móvil y, si trabajas desde casa, tienes que pasar por una VPN con 73 controles de seguridad diferentes. ¿Por qué es tan dificil?”

La tan esperada consumerización de la tecnología empresarial finalmente está en marcha en las finanzas corporativas. La automatización, basada en flujos de trabajo digitales inteligentes, está brindando una experiencia fluida similar a la del consumidor en el lugar de trabajo empresarial. Las herramientas que crearon las mejores experiencias de consumo de su clase ahora también están transformando el espacio B2B.

Aprovechar el momento 

Incluso antes de la pandemia, muchas empresas estaban empezando a ofrecer experiencias de consumo de autoservicio sin contacto. Lo mismo ocurre con los procesos internos: muchos empleados preferirían resolver sus propios problemas a través de portales de autoservicio, en lugar de ocupar el valioso tiempo de sus colegas.

Adopte esta tendencia, dice Ashby, y actúe ahora.

“La automatización les brinda [a los empleados] un acceso más fácil a través de diferentes canales, particularmente los canales digitales y el autoservicio”, dice. Esto genera visibilidad, seguimiento y comunicación de un extremo a otro.

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